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四川革命老区发展研究中心档案管理办法

作者: 来源: 发表于:2011年05月09日 文章点击数:2013

    为了加强四川革命老区发展研究中心(以下简称“中心”)各类文档的收集、整理、管理和利用,规范文本文档使用与存放,避免因管理不当而造成资料缺失或信息的不完整,方便查找与使用,特制定本规定,具体内容如下:
    1、中心内部文件资料的整理、归档,由专人负责,中心负责人为第一责任人。
    2、各类文件资料需要按照类别整理,存放时文档资料要按照年份予以分类存档,并在档案或文件夹上明确标明资料的标题内容,生成电子目录,使文件主题内容一目了然,方便查找。
    3、在建立文件目录时,要详细注明相关信息,如:课题编号、立项时间等相关信息;电子目录一式两份,一份随文档一并存放;另一份统一留存汇总成册,注明存放地点以方便使用。
    4、在日常工作中生成的文字材料,应暂时存放在临时文件夹中,同样分类汇总,并建立临时文件目录;于每季度末定期整理一次,于年末进行汇总归档并统一存放于文件柜内。
    5、文件柜中文件的存放,应按照类别规划,在每一类别文件中按照时间顺序存放,并将具体顺序在目录册中详细注明。
    6、对于特殊资料,如:光盘、磁带、录像带等影音资料,同样要按照类别统一存放,并在光盘、磁带或录像带的封面上标明内容等主要信息,使声像档案能正确反映工作实际,便于查找利用。
    7、中心财务资料的归档存放,应严格按照财务相关规定,同样需要设立详细目录,并妥善保管。
    8、对于不同机密程度的资料也要分开存放,中心的绝密资料要单独存放并设专人保管,明确管理职责,避免管理混乱造成绝密信息的泄露或丢失;严重情况下,中心将通过法律手段解决。
    9、对于永久保存的文件资料,要妥善保管,建立明细后统一存放;每年年末整理汇总一次。
    10、针对不同类别的文件资料,保存期限不同。中心的资料档案严格按照质量体系要求操作,到期资料及时清理。
    11、另外对于中心存放的各类文件资料,装订整理要整齐美观,不掉张页,无夸张污迹;装订方法统一,不覆盖文字内容;档案袋或文件夹的摆放要整齐。
    12、档案监督:中心负责人要定期组织内部资料的自查,并定期检查中心档案管理情况。
    13、资料借阅:因工作需要借阅文档的,应填好档案查阅单,工作人员不得随意外带有关中心的文件材料。确因工作需要外带,需办理档案外借手续,方可带出,用毕立即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。另外在借阅过程中,严格执行保密安全制度,确保档案完整安全。
    14、资料销毁:按照中心规定,所有到期文件资料都需要在领导核准同意的情况下方可销毁。销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
    以上是中心档案管理规定的相关条款,本规定自下发之日起执行,中心要严格按照规定内容规范内部文件资料的管理,如有违反者将予以处罚。

四川革命老区发展研究中心
2011年5月9日

四川革命老区发展研究中心档案管理办法.doc

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